Handelsbetingelser

1. Kundens konto

Kunden er ansvarlig for at holde sine loginoplysninger fortrolige og for al aktivitet, der foregår på kundens organisation, herunder handlinger foretaget af de brugere (Kontoadministratorer og almindelige brugere), kunden selv opretter og administrerer. OpenMailman fraskriver sig ansvaret for tab, der opstår som følge af manglende beskyttelse af login- eller integrationsoplysninger til Microsoft 365, Google/Gmail og IMAP-postkasser.

2. Behandling af personoplysninger

Når kunden tilslutter en postkasse (Microsoft 365, Gmail eller IMAP), henter OpenMailman mails og vedhæftninger fra postkassen, viser dem som samtaler og tickets, sender svar via den tilsluttede konto og analyserer henvendelser med AI. I denne forbindelse fungerer OpenMailman som databehandler efter databeskyttelsesforordningen (EU 2016/679), mens kunden er dataansvarlig. Al behandling sker i overensstemmelse med den databehandleraftale, kunden indgår med OpenMailman, se Databehandleraftale. Postkasser må ikke tilsluttes, før en gyldig databehandleraftale er indgået.

3. Priser og betaling

OpenMailman fås i to planer: Gratis og Pro. Gratis-planen er gratis og uden prøveperiode, og alle kan oprette en konto. Den omfatter én bruger, op til to tilsluttede mailkonti, manuelle filtre og gemte visninger. Gratis-planen omfatter ikke AI, OMC-chat, OpenTIME, flere brugere og invitationer eller svar direkte i OpenMailman; svar sker i kundens egen mailklient. På gratis-planen gemmer OpenMailman kun mail-headers og aldrig mailindhold eller vedhæftninger, se Privatlivspolitik. Kontoen kan opgraderes til Pro efter aftale.

Pro koster 100 kr. pr. bruger pr. måned ekskl. moms og omfatter fuldt mailindhold, svar direkte i OpenMailman, flere brugere og invitationer, OMC-chat, OpenTIME samt 300 AI-analyser pr. bruger pr. måned (puljet for organisationen). Ud over puljen koster en ekstra AI-analyse 0,15 kr., og et AI-svar koster 0,50 kr. AI-saldoen kan optankes. OpenMailman indgås for Pro som en kommerciel aftale mellem kunden og OpenSUN Systems ApS. AI-forbrug afregnes særskilt efter de til enhver tid gældende satser. For større kunder kan der aftales individuelle vilkår, som i givet fald fremgår af den indgåede kommercielle aftale. Betaling sker efter faktura med den betalingsfrist, der fremgår af fakturaen. Ved manglende betaling kan adgangen til Tjenesten begrænses eller lukkes efter skriftligt påkrav.

4. Opsigelse

Opsigelse af Tjenesten sker efter de vilkår, der er aftalt i den kommercielle aftale mellem kunden og OpenMailman. Ved ophør er OpenMailman forpligtet til at slette kundens personoplysninger i overensstemmelse med databehandleraftalen. Når kundens organisation lukkes, deaktiveres den straks, og der følger en karensperiode på 30 dage, hvor kunden kan fortryde lukningen ved at kontakte os. Når karensperioden er udløbet, slettes alle organisationens data i OpenMailman endeligt og uigenkaldeligt, herunder vores egne kopier af mails, samtaler, noter, vedhæftninger, AI-resuméer, tilslutninger og brugere. Data slettes fra backup senest 14 dage efter sletningen. Kundens mails i Microsoft 365, Gmail eller på kundens egen mailserver slettes ikke. OpenMailman kan opsige kundens adgang til Tjenesten med øjeblikkelig virkning ved væsentligt brud på disse vilkår.

5. Ansvarsfraskrivelse og garantier

Tjenesten leveres "som den er". AI-forslag er vejledende, og kunden skal selv vurdere dem, før der handles på dem. OpenMailman fraskriver sig ansvaret for skader, der opstår som følge af fejl eller ændringer i de systemer, Tjenesten integrerer med (Microsoft 365, Google/Gmail, IMAP-udbydere og Claude API), herunder driftstab og tab af data forårsaget af disse tredjeparter.

6. Immaterielle rettigheder

OpenSUN Systems ApS ejer alle immaterielle rettigheder til Tjenesten, herunder software, logo og design. Kundens brug af Tjenesten giver ingen ret til at kopiere, distribuere eller ændre nogen del af materialet. Kunden beholder alle rettigheder til sit eget mailindhold og sine egne data.

7. Ændringer i vilkår

OpenMailman kan ændre disse vilkår. Væsentlige ændringer meddeles kunden, og fortsat brug af Tjenesten efter en ændring betragtes som accept heraf.

8. Gældende lovgivning og værneting

Disse vilkår og enhver tvist i forbindelse hermed er underlagt dansk ret. Enhver tvist, der ikke kan løses mindeligt, afgøres ved OpenSUN Systems ApS' værneting i Danmark.

9. Supportadgang

OpenSUN Systems’ egne medarbejdere har rollen Superadmin (platform). Superadmins er kun medarbejdere med en e-mailadresse hos @openmailman.com eller @opensunsystems.com, og de skal bruge totrinsbekræftelse (2FA). For at yde support og drift gælder følgende:

• Opsætning: Superadmins kan altid se og rette kundens opsætning for at yde support, fx kontoindstillinger, brugere og teams, status på tilsluttede postkasser og datakilder, chat-sider og vidensbasens opsætning. Adgangskoder, nøgler og tokens kan aldrig ses i klartekst, kun erstattes.
• Indhold: mails, samtaler, chatbeskeder, noter og vidensartikler kan Superadmins kun se med en tidsbegrænset adgang, som kundens Kontoadministrator giver og til enhver tid kan tilbagekalde. Adgangen udløber automatisk og varer højst 7 dage.
• Private tilslutninger og private data er aldrig tilgængelige for Superadmins, uanset hvilken adgang kunden giver.
• Besked til kunden: kunden får besked hver gang, både i OpenMailman og på e-mail (samlet højst én mail pr. 6 timer).
• Logning: alle visninger og handlinger logges i kundens audit-log, så kunden selv kan se dem.
• Ingen impersonering: Superadmins handler som sig selv og logger aldrig ind som kundens brugere.

10. Kontakt

Spørgsmål til disse vilkår kan rettes til info@openmailman.com.

Hosting

OpenMailman driftes hos Hetzner via Laravel Forge, ligesom OpenSUN Systems' øvrige produkter OpenTIME og OpenDIMS. Applikation og database er fysisk placeret på servere i Tyskland. Krypterede backups ligger i Helsinki (Finland, EU), se Backup nedenfor.

Kryptering

Al kommunikation til og fra OpenMailman foregår krypteret via SSL/TLS, den samme teknologi, der anvendes af netbanker. Når kunden tilslutter en postkasse, sker forbindelsen til Microsoft 365, Gmail eller IMAP-serveren ligeledes over en krypteret forbindelse. Adgangstokens og adgangskoder til tilsluttede postkasser opbevares krypteret.

Oppetid

Hetzner angiver en oppetid på 99,9 % for sin infrastruktur. Der kan forekomme kortvarige driftsforstyrrelser i forbindelse med opdateringer og forbedringer af OpenMailman. Eventuel aftalt oppetid for Tjenesten fremgår af den kommercielle aftale.

Backup

Databasen sikkerhedskopieres dagligt, så data kan genskabes i tilfælde af et nedbrud. Backups krypteres, før de forlader serveren, og lagres hos Hetzner Object Storage i Helsinki (Finland, EU). Backups opbevares i 14 dage. Data slettes fra backup senest 14 dage efter sletning. Gendannelse testes manuelt.

To-faktor-godkendelse og adgangsstyring

Login til OpenMailman sker med e-mail og adgangskode samt totrinsbekræftelse: som standard en 6-cifret engangskode på e-mail, eller en godkendelsesapp (TOTP) eller adgangsnøgle (passkey), hvis brugeren har valgt det. Brugeren kan vælge at huske en enhed i 30 dage, så koden på e-mail springes over på den enhed. Adgang inde i systemet er rollebaseret, så en bruger kun kan se og gøre det, vedkommendes rolle giver adgang til. Privat betyder privat: indhold fra private tilslutninger kan hverken ses af andre brugere, af Kontoadministratorer eller af OpenSUN Systems’ Superadmins (platform), og alle handlinger logges i en audit-log.

Certificeringer

Hetzner er certificeret efter ISO/IEC 27001, den internationale standard for informationssikkerhed, som blandt andet dækker fysisk adgangskontrol, hardware- og datasikkerhed, logisk sikkerhed, vagtprocedurer samt netværk og dokumentation.

Kontakt os

Har I spørgsmål til vores brug af underdatabehandlere eller til databeskyttelse i OpenMailman, er I altid velkomne til at kontakte os på info@openmailman.com.

Dataansvarlig og databehandler

• Dataansvarlig for kontakt-, konto- og logoplysninger samt oplysninger ved selvbetjent kontooprettelse: OpenSUN Systems ApS, Rømersvej 4, 7430 Ikast, CVR 43782495, info@openmailman.com.
• Dataansvarlig for mailindhold, vedhæftninger, kontaktdata, chatbeskeder og AI-resuméer i OpenMailman: kunden (organisationen, der bruger Tjenesten). Vi behandler dem udelukkende som databehandler efter kundens instruks og databehandleraftalen.

Hvis du er afsender eller modtager af en mail hos en af vores kunder, eller har skrevet i en kundes chat, er det kunden, du skal rette henvendelse til om dine rettigheder. Vi hjælper kunden med at besvare dem.

Hvilke oplysninger behandler vi

• Navn, e-mail, telefonnummer og øvrige kontaktoplysninger på kundens brugere.
• Login- og aktivitetsdata, herunder IP-adresser og audit-log, i forbindelse med brug af OpenMailman.
• Indhold I selv angiver i systemet, fx ved henvendelser til vores support.
• Selvbetjent kontooprettelse (signup): firmanavn, evt. CVR-nummer, navn, e-mail, evt. telefonnummer, sprog, tidspunkt, IP-adresse og browseroplysninger samt jeres accept af handelsbetingelser og privatlivspolitik.
• Gratis-planen (dataminimering): Her behandler og gemmer vi kun mail-headers, dvs. afsender, modtagere, emne, dato, Message-ID og trådning, læst-status, mappe, størrelse og om mailen har vedhæftninger. Vi behandler aldrig mailens indhold eller vedhæftninger på gratis-planen. På Pro behandles det fulde mailindhold.
• Som databehandler for kunden: mails og vedhæftninger fra tilsluttede postkasser, afsender- og modtageradresser, kontakthistorik, noter, chatbeskeder fra kundens indlejrede chat (OMC), AI-resuméer og -kategorier samt opgaver og tidsregistreringer, der oprettes i OpenTIME. Mailindhold kan indeholde alle typer personoplysninger, som kunden selv modtager.
• Hjemmesiden openmailman.com sætter ingen cookies og bruger ingen besøgsstatistik, se Cookiepolitik.

Hvordan indsamler vi oplysningerne

Oplysningerne kommer fra jer selv, når I opretter en konto eller kontakter os, fra de postkasser og den chat, kunden tilslutter, samt automatisk gennem systemets logning af aktivitet af hensyn til sikkerhed og fejlfinding.

Selvbetjent oprettelse af konto (signup)

Du opretter selv en konto via formularen på app.openmailman.com/signup. Der er ingen prøveperiode. Sådan foregår det:

• Formularen beskyttes af en selvhostet captcha (ALTCHA), der kører på vores egen server i EU uden cookies og uden tredjeparter, samt af begrænsning af antal forsøg pr. IP-adresse, e-mail og domæne.
• Vi sender et bekræftelseslink til den e-mail, du har angivet. Linket udløber efter 24 timer. Ubekræftede oprettelser udløber efter 7 dage, og navn, telefonnummer og IP-adresse slettes da.
• Når oprettelsen indsendes, sender vi en intern besked med de indtastede oplysninger (firmanavn, navn, e-mail, evt. telefonnummer og CVR-nummer samt tidspunkt) til sales@openmailman.com.
• Når du bekræfter linket og vælger en adgangskode, oprettes organisationen og dig som Kontoadministrator.

Formål og grundlag

Vi behandler oplysningerne for at kunne levere OpenMailman, yde support, forbedre systemet, sikre driften og kommunikere med jer om jeres konto. Behandlingen sker på følgende grundlag:

• Kontoer og kontaktpersoner hos kunder: den kommercielle aftale (GDPR art. 6, stk. 1, litra b) og vores legitime interesse i at drifte, sikre og forbedre systemet (litra f).
• Selvbetjent kontooprettelse: opfyldelse af aftalen om at oprette og bruge en konto (litra b) og vores legitime interesse i at forhindre misbrug af formularen (litra f).
• Regnskab og bogføring: retlig forpligtelse (litra c).
• Mailindhold og øvrige kundedata, herunder AI-analyse: kunden fastlægger formål og retsgrundlag som dataansvarlig, og vi behandler dem kun efter kundens instruks (GDPR art. 28). Mailindhold er data og aldrig instruktioner til AI, og AI-analyse blokerer aldrig visning, svar eller tildeling.

Videregivelse

Vi sælger ikke jeres oplysninger videre. Oplysninger deles kun med de underdatabehandlere, der er nødvendige for driften (se Sikkerhed og drift og listen herunder), og altid under en databehandleraftale. Faktureringsoplysninger (firmanavn, CVR-nummer, adresse og fakturaer) behandles i vores regnskabssystem Dinero.

Underdatabehandlere

• Hetzner Online GmbH (Tyskland): hosting af OpenMailman, database og lagring. Applikation og database er fysisk placeret på servere i Tyskland (backup: se Hetzner Object Storage nedenfor).
• Anthropic (Claude API): AI-analyse af henvendelser, dvs. kategorisering, resuméer, forslag til hvem der bør tage en mail og svarudkast. Der sendes kun det indhold, der er nødvendigt for den enkelte analyse. Anthropic PBC behandler data i USA. Overførslen sker på grundlag af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (SCC), som indgår i Anthropics databehandlertillæg (DPA). Data fra API-kald bruges ikke til at træne Anthropics modeller og slettes som udgangspunkt automatisk hos Anthropic senest 30 dage efter modtagelse. Undtagelsen er indhold, som Anthropics sikkerhedssystemer markerer som brud på deres brugspolitik; det kan opbevares længere.
• TINXDK Cloud og Gigahost: afsendelse af systemmails (bekræftelseslinks ved kontooprettelse, loginkoder, invitationer, kvitteringer og notifikationer) via mailrelæ. Relæet bruges aldrig til kundernes egne svar, som altid sendes via den tilsluttede konto.
• Hetzner Online GmbH (Object Storage, Helsinki, Finland/EU): lagring af krypteret backup. Samme leverandør som hosting.
• Laravel Forge: administration af serveren hos Hetzner. Forge behandler ikke kundernes mailindhold.
• GitLab: opbevaring af kildekode og kørsel af tests. Der ligger aldrig kundedata i GitLab.

Vi bruger kun underdatabehandlere, der er nødvendige for driften, og altid under en databehandleraftale. Væsentlige ændringer i listen varsles kunden, som kan gøre indsigelse.

Jeres rettigheder

I har ret til indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning af behandling, dataportabilitet samt ret til at gøre indsigelse mod behandling baseret på legitim interesse. Er behandlingen baseret på samtykke, kan samtykket altid trækkes tilbage. Henvendelser om jeres rettigheder sendes til info@openmailman.com.

Opbevaring

Vi opbevarer kun oplysningerne, så længe det er nødvendigt til de formål, de er indsamlet til, eller så længe lovgivningen kræver det. Konkret gælder:

• Ubekræftede kontooprettelser udløber automatisk efter 7 dage, og navn, telefonnummer og IP-adresse slettes da.
• Tidligere anmodninger om adgang (fra før selvbetjent oprettelse) slettes automatisk 12 måneder efter sidste statusændring.
• Lokale mailkopier (indhold, overskrifter, vedhæftninger og AI-resuméer) slettes automatisk 12 måneder efter mailens afsendelses- eller modtagelsestidspunkt. Mailen findes fortsat i kundens egen postkasse. Dine mails hos din mailudbyder slettes ikke.
• Hentede vedhæftninger i cache ryddes efter 30 dage uden brug.
• Audit-loggen opbevares i 24 måneder.
• Data slettes fra backup senest 14 dage efter sletning. Backups er krypterede og ligger hos Hetzner i Helsinki (Finland, EU).
• Når en tilslutning slettes, slettes alle lokale data for den konto.
• Ved ophør af aftalen slettes kundens personoplysninger efter databehandleraftalen, se Sletning af en organisation.

Sletning af en organisation

Når en organisation i OpenMailman lukkes, deaktiverer vi den først. Fra da kan ingen logge ind, og vi henter ikke længere mails eller chat. Sletningen udføres af OpenSUN Systems efter anmodning fra kunden (kun platformens Superadmins kan udføre den). Der følger en karensperiode på 30 dage, hvor lukningen kan fortrydes. Kontoejeren (ellers kontoadministratorerne) får besked på e-mail, når sletningen planlægges, hvis den fortrydes, og når den er udført.

Når karensperioden er udløbet, sletter vi alle organisationens data endeligt og uigenkaldeligt, herunder vores egne kopier af mails og overskrifter, vedhæftninger, samtaler, noter, kontakter, chat, vidensartikler, AI-resuméer og -beslutninger, tilslutninger og adgangsoplysninger, brugere (inkl. adgangsnøgler og tofaktor), invitationer, indstillinger og organisationens audit-log. OpenMailmans egne adgange og abonnementer hos mailudbyderen tilbagekaldes, fx abonnementer på notifikationer fra Microsoft 365 og Gmail, og vores gemte adgangstokens slettes.

Dine mails i Microsoft 365, Gmail eller på din mailserver slettes ikke. Sletningen ændrer aldrig noget hos kunden eller hos kundens mailudbyder. Data slettes fra backup senest 14 dage efter sletningen. Vi beholder kun en anonym registrering af, at en organisation er slettet (id, tidspunkt og antal slettede rækker), uden personoplysninger. Regnskabsmateriale, som bogføringsloven kræver opbevaret, opbevares uden for OpenMailman i vores regnskabssystem (Dinero).

Cookies

Vi bruger kun teknisk nødvendige cookies i selve platformen. Hjemmesiden sætter ingen cookies. Læs mere i Cookiepolitik.

Til spambeskyttelse ved kontooprettelse bruger vi en selvhostet captcha (ALTCHA), der kører på vores egen server i EU uden cookies og uden tredjeparter.

Når du starter en chat med support, gemmer chatten (omc-support.js) et session-token i din browsers lokale lagring (localStorage) på openmailman.com, så samtalen kan fortsætte, hvis du genindlæser siden. Lagringen er nødvendig for den chat, du selv har startet, og kræver derfor ikke samtykke. Der sættes ingen cookies, og der bruges ingen sporing. Du kan slette data ved at rydde din browsers lagrede data for openmailman.com.

Klage til Datatilsynet

Mener I, at vi behandler personoplysninger i strid med reglerne, har I ret til at klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, datatilsynet.dk. Vi hører dog gerne fra jer først, så vi kan løse sagen.

Kontakt

Spørgsmål til denne politik kan rettes til info@openmailman.com.

Hvad dækker aftalen

Aftalen gælder både Pro og gratis-planen, fordi mail-headers (afsender, modtagere, emne m.m.) er personoplysninger. På gratis-planen behandles kun mail-headers (afsender, modtagere, emne, dato, Message-ID og trådning, læst-status, mappe, størrelse og om der er vedhæftninger), aldrig indhold eller vedhæftninger. På Pro behandles det fulde mailindhold.

Aftalen dækker al persondatabehandling, OpenMailman foretager på kundens vegne: hentning og synkronisering af mails, opbevaring af lokale kopier, søgning, AI-analyse (kategorisering, resuméer og forslag), afsendelse af svar via den tilsluttede konto, indlejret chat og oprettelse af opgaver og tidsregistreringer i OpenTIME. Aftalen bygger på Datatilsynets standardkontraktbestemmelser og indeholder fire bilag:

• Bilag A: oplysninger om behandlingen, herunder formål, persondatatyper og kategorier af registrerede.
• Bilag B: de underdatabehandlere, OpenMailman anvender.
• Bilag C: instruks for behandlingen og de sikkerhedsforanstaltninger, vi som minimum gennemfører.
• Bilag D: parternes eventuelle regulering af andre forhold.

Sådan indgår I aftalen

Kunden indgår databehandleraftalen med OpenSUN Systems ApS, før postkasser tilsluttes. Aftalen indgås digitalt i OpenMailman. Kontoadministratoren accepterer den aktuelle version i opsætningsguiden ved at markere accept og angive sit fulde navn og sin titel. Accepten gemmes med versionsnummer, tidspunkt, IP-adresse, bruger og organisation. En PDF-kopi af aftalen og accepten sendes på e-mail til kontoejeren og kan til enhver tid hentes i OpenMailman. Postkasser kan først tilsluttes, når aftalen er accepteret. Ved en ny version af aftalen skal den accepteres igen, før nye postkasser tilsluttes. En gyldig, underskrevet databehandleraftale er en forudsætning for at tilslutte postkasser.

Underdatabehandlere

OpenMailman hostes hos Hetzner i Tyskland, som er ISO/IEC 27001-certificeret. Se Sikkerhed og drift for detaljer. De underdatabehandlere, vi anvender, er:

• Hetzner Online GmbH (Tyskland): hosting af OpenMailman, database og lagring. Applikation og database er fysisk placeret på servere i Tyskland (backup: se Hetzner Object Storage nedenfor).
• Anthropic (Claude API): AI-analyse af henvendelser, dvs. kategorisering, resuméer, forslag til hvem der bør tage en mail og svarudkast. Der sendes kun det indhold, der er nødvendigt for den enkelte analyse. Anthropic PBC behandler data i USA. Overførslen sker på grundlag af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (SCC), som indgår i Anthropics databehandlertillæg (DPA). Data fra API-kald bruges ikke til at træne Anthropics modeller og slettes som udgangspunkt automatisk hos Anthropic senest 30 dage efter modtagelse. Undtagelsen er indhold, som Anthropics sikkerhedssystemer markerer som brud på deres brugspolitik; det kan opbevares længere.
• TINXDK Cloud og Gigahost: afsendelse af systemmails (bekræftelseslinks ved kontooprettelse, loginkoder, invitationer, kvitteringer og notifikationer) via mailrelæ. Relæet bruges aldrig til kundernes egne svar, som altid sendes via den tilsluttede konto.
• Hetzner Online GmbH (Object Storage, Helsinki, Finland/EU): lagring af krypteret backup. Samme leverandør som hosting.
• Laravel Forge: administration af serveren hos Hetzner. Forge behandler ikke kundernes mailindhold.
• GitLab: opbevaring af kildekode og kørsel af tests. Der ligger aldrig kundedata i GitLab.

Vi bruger kun underdatabehandlere, der er nødvendige for driften, og altid under en databehandleraftale. Væsentlige ændringer i listen varsles kunden, som kan gøre indsigelse.

Supportadgang

Som led i kundens instruks og vores sikkerhedsforanstaltninger kan OpenSUN Systems’ Superadmins (platform) få adgang til kundens konto for at yde support. Superadmins er kun medarbejdere med en e-mailadresse hos @openmailman.com eller @opensunsystems.com, og de skal bruge totrinsbekræftelse (2FA). Adgang til kundens indhold sker alene efter kundens instruks, i form af en tidsbegrænset adgang givet af kundens Kontoadministrator. For adgangen gælder:

• Opsætning: Superadmins kan altid se og rette kundens opsætning for at yde support, fx kontoindstillinger, brugere og teams, status på tilsluttede postkasser og datakilder, chat-sider og vidensbasens opsætning. Adgangskoder, nøgler og tokens kan aldrig ses i klartekst, kun erstattes.
• Indhold: mails, samtaler, chatbeskeder, noter og vidensartikler kan Superadmins kun se med en tidsbegrænset adgang, som kundens Kontoadministrator giver og til enhver tid kan tilbagekalde. Adgangen udløber automatisk og varer højst 7 dage.
• Private tilslutninger og private data er aldrig tilgængelige for Superadmins, uanset hvilken adgang kunden giver.
• Besked til kunden: kunden får besked hver gang, både i OpenMailman og på e-mail (samlet højst én mail pr. 6 timer).
• Logning: alle visninger og handlinger logges i kundens audit-log, så kunden selv kan se dem.
• Ingen impersonering: Superadmins handler som sig selv og logger aldrig ind som kundens brugere.

Sletning og ophør

Ved ophør af aftalen deaktiveres kundens organisation straks, og kunden har en karensperiode på 30 dage til at fortryde. Herefter sletter databehandleren alle kundens personoplysninger endeligt og uigenkaldeligt, herunder databehandlerens egne kopier af mails, vedhæftninger, samtaler, noter, chat og AI-resuméer, og tilbagekalder sine egne adgange og abonnementer hos kundens mailudbyder. Kundens mails hos mailudbyderen (Microsoft 365, Gmail eller kundens egen mailserver) slettes ikke.

Backup, der indeholder kundens data, er krypteret og lagres hos Hetzner i Helsinki (Finland, EU) og slettes senest 14 dage efter sletningen. Underdatabehandlere sletter efter deres egne frister (Anthropic: senest 30 dage efter kaldet, jf. oversigten ovenfor). Databehandleren opbevarer ikke personoplysninger efter sletningen, bortset fra en anonym registrering af sletningen og det regnskabsmateriale, som bogføringsloven kræver.

Spørgsmål

Har I spørgsmål til databehandleraftalen, er I velkomne til at kontakte os på info@openmailman.com.

1. Tilladt brug og adgang

OpenMailman er en B2B-løsning, der omfatter en delt indbakke og tickets på tværs af IMAP og, når de er tilgængelige, Microsoft 365 og Gmail, udelukkende beregnet til registrerede organisationer og godkendte brugere. Uautoriseret adgang eller forsøg på at omgå systemets sikkerhedsforanstaltninger er forbudt. Kunden er ansvarlig for, at kun de rigtige personer får adgang via de roller, kunden selv opretter, og for at have lovligt grundlag for at tilslutte postkasser og informere medarbejdere og andre berørte om behandlingen.

2. Immaterielle rettigheder og ophavsret

Alt indhold, software, design, kildekode og varemærker i OpenMailman tilhører OpenSUN Systems ApS og er beskyttet af dansk og international ophavsret. Materialet må ikke distribueres, ændres eller genbruges til formål uden for platformens tiltænkte funktioner uden forudgående skriftligt samtykke.

3. Informationernes nøjagtighed

Vi bestræber os på, at oplysningerne og funktionerne i OpenMailman altid er opdaterede og korrekte. AI-forslag kan være upræcise. Der kan i forbindelse med opdateringer eller udefrakommende faktorer (fx ændringer hos Microsoft, Google, IMAP-udbydere eller Claude API) forekomme kortvarige fejl eller afbrydelser.

4. Henvisning til vores øvrige betingelser

Disse vilkår regulerer alene den generelle brug af platformen. For de kommercielle og driftsmæssige vilkår henvises til Servicevilkår, for hosting og sikkerhed til Sikkerhed og drift, for behandling af personoplysninger til vores Privatlivspolitik og Databehandleraftale, og for cookies til Cookiepolitik.

Udgiveroplysninger

OpenMailman udbydes og drives af:

• OpenSUN Systems ApS
• Rømersvej 4
• 7430 Ikast
• CVR 43782495

Spørgsmål til disse vilkår kan rettes til info@openmailman.com.

Nødvendige cookies

Når I er logget ind i selve OpenMailman-platformen, anvendes teknisk nødvendige cookies til login-sessionen og til beskyttelse mod forfalskede forespørgsler (CSRF). De holder jer logget ind og sikrer sessionen og kan ikke bruges til at spore jer på tværs af andre hjemmesider. De kræver ikke samtykke, da de er nødvendige for, at platformen kan fungere. Derudover gemmer platformen funktionelle cookies til dine egne valg: lys/mørk tilstand (appearance), om sidemenuen er åben (sidebar_state) og, hvis du vælger at huske en enhed, en signeret cookie (om_device_…) i 30 dage, der springer koden på e-mail over. De bruges kun til funktionen og aldrig til sporing.

Vores egen besøgsstatistik

Den offentlige del af openmailman.com bruger ingen besøgsstatistik og sætter ingen cookies. Skrifttyperne hentes fra fonts.bunny.net (Bunny Fonts), som ikke sætter cookies; din IP-adresse indgår dog teknisk i selve forespørgslen, ligesom ved enhver anden indlæsning af en ekstern fil. Det samme gælder skrifttyperne i selve platformen.

Når du starter en chat med support, gemmer chatten (omc-support.js) et session-token i din browsers lokale lagring (localStorage) på openmailman.com, så samtalen kan fortsætte, hvis du genindlæser siden. Lagringen er nødvendig for den chat, du selv har startet, og kræver derfor ikke samtykke. Der sættes ingen cookies, og der bruges ingen sporing. Du kan slette data ved at rydde din browsers lagrede data for openmailman.com.

Statistik-cookies (kræver samtykke)

Vi bruger ingen statistik- eller marketingcookies og ingen tredjeparts sporingsværktøjer. Hvis det ændrer sig, indhenter vi først jeres samtykke og opdaterer denne politik.

Slet cookies

I kan altid slette gemte cookies via jeres browserindstillinger:

• Windows/PC: CTRL + SHIFT + Delete
• Mac: SHIFT + CMD + Delete

Spørgsmål

Har I spørgsmål til denne politik eller til databeskyttelse i øvrigt, kan I kontakte os på info@openmailman.com. Se også vores Privatlivspolitik.