Henvendelser til teams, fordelt med AI
Alle henvendelser. Ét roligt overblik.
Chat på jeres website lander i en fælles indbakke. AI kan svare ud fra jeres godkendte viden eller sende henvendelsen til den kollega, hvis kompetencer passer bedst. Tilslut en IMAP/SMTP-postkasse, fx hos Gigahost, one.com, Simply eller Curanet, og læs mailen sammen i indbakken. Microsoft 365 og Gmail kommer snart. Det der er privat, forbliver privat.
- OMC-chat på jeres website med notifikationer og mail-besked
- AI-triage og skills-routing: rette svar eller rette person (Pro)
- OpenTIME forbundet pr. organisation
- IMAP/SMTP-postkasser (Microsoft 365 og Gmail kommer snart)
Fra spredte henvendelser til en rolig arbejdsdag
Du skal ikke selv sortere og videresende. OpenMailman gør det tunge arbejde og lader dig beholde kontrollen. Det der er markeret “Kommer snart”, er under udvikling og endnu ikke tilgængeligt.
OMC-chat på jeres website
Indlejr en chat på et eller flere websites. Nye beskeder vises straks i OpenMailman med en tæller for ubesvarede og en browsernotifikation, og I får en mail, når en besøgende starter en samtale.
AI-triage og skills-routing
AI vurderer hver ny henvendelse og finder den kollega, hvis kompetencer, sprog, arbejdstid og kapacitet passer bedst. Begrundelsen står i en intern note. Kræver Pro.
Kompetenceprofiler
Hver medarbejder angiver ekspertise, sprog, arbejdstider og hvor mange samtaler vedkommende kan have ad gangen. Administratoren vedligeholder kompetencelisterne.
Videnbase og AI-svar
I chatten svarer AI kun ud fra jeres godkendte artikler. Svaret er altid markeret som AI-svar og tilbyder et menneske. Kræver Pro.
OpenTIME pr. organisation
Forbind jeres egen OpenTIME, test forbindelsen, og lad hver medarbejder tilføje sit eget token. Oprettelse af opgaver direkte fra en samtale kommer snart. Kræver Pro.
Tilslut en IMAP/SMTP-postkasse
Tilslut en postkasse hos fx Gigahost, one.com, Simply eller Curanet, privat eller delt. Indbakken og Sendt hentes automatisk, og læst/ulæst følger med begge veje. På Gratis hentes kun overskrifterne (afsender, modtagere, emne, dato m.m.), aldrig indhold eller vedhæftninger. På Pro hentes hele mailen.
Fælles mailindbakke
Mails fra jeres IMAP/SMTP-postkasser samles i samtaler med ticketnummer og status (åben, afventer, løst). Tildel til en kollega eller et team, skriv interne noter, filtrér, og gem visninger. På Gratis vises headers, og du åbner mailen i din mailklient. På Pro vises hele mailen sikkert (saneret, eksterne billeder blokeret som standard), og du kan svare og svare alle direkte i OpenMailman fra den oprindelige konto, med CC bevaret og kopi i Sendt. Til og Cc vises før afsendelse, med advarsel ved afvigende Reply-To. Microsoft 365 og Gmail kommer snart.
Eget logo og firmaprofil
Upload jeres eget logo (PNG, JPG eller WebP), så det vises øverst i menuen for hele teamet, og hold firmaoplysninger og kontaktperson ajour. Under Fakturering ser kontoadministratoren plan, pris, AI-kvote og saldo.
Notifikationer
Klokken øverst viser, hvor mange ulæste notifikationer du har. På notifikationssiden kan du markere dem som læst enkeltvis eller alle på én gang og gå direkte til henvendelsen eller datakilden. Du ser kun dine egne, og en notifikation viser aldrig indholdet af en mail eller chat.
Spørg OM og dashboard
Kommer snart
Søg på almindeligt dansk, gem søgningen som visning, og få en “I dag”-side med det, der kræver dig.
Faste regler
Kommer snart
Regler, der fordeler mails automatisk.
Fra henvendelse til afsluttet opgave
Henvendelser fra chat havner det samme sted og får en ejer. Mail fra tilsluttede postkasser kan læses og besvares i den fælles mailindbakke.
Delt chat-indbakke for hele teamet
Chats fra alle jeres websites samles ét sted. Et tal ved menupunktet viser, hvor mange der venter på svar, og I kan lukke og genåbne samtaler. Mails fra tilsluttede postkasser har deres egen fælles mailindbakke med samtaler, status og tildeling.
ChatAMPHvad koster det?Login virker ikkeTildelt AnnaFaktura 1042Ny besked venter på svar …AI-triage: rette svar eller rette person
I chatten kan AI svare ud fra godkendt viden. Ellers vurderer AI henvendelsen og tildeler den til den kollega, hvis kompetencer passer bedst. Er AI ikke tilgængelig, eller er kvoten brugt, fordeles henvendelsen i turnus, så intet går tabt. AI-vurdering af mails kommer snart.
Chat-henvendelseAI vurdererSvar ud fra godkendt videnASendes til Anna, hvis kompetencer passer bedstOMC: OpenMailChat med mail-notifikationer
En chatboble indlejres på jeres egen side. AI kan svare ud fra jeres godkendte viden, og svaret er altid markeret som AI-svar. Ellers lander samtalen hos en medarbejder. Når en besøgende starter en samtale, får I en mail, og i OpenMailman vises en notifikation og en tæller.
ChatHvordan nulstiller jeg min adgang?
Det kan du gøre under Log ind. Tryk på Glemt adgangskode.
Jeg vil gerne tale med en person.
Sendt videre til en medarbejder
OpenTIME: opgave direkte fra samtalen
Kommer snart
Forbindelsen til jeres OpenTIME virker i dag. At oprette en OpenTIME-opgave direkte fra en samtale, med resumé, afsender og interne noter, kommer snart.
Login virker ikkeOpret opgaveOpgave i OpenTIMEFra samtale, med resumé og noter
Sådan virker det
Tre trin fra konto til fordelte henvendelser.
Opret en gratis konto
Udfyld formularen, og bekræft din e-mail. Alle kan oprette en Gratis-konto, og der er ingen prøveperiode.
Sæt organisationen op
Angiv firmaoplysninger (med CVR-opslag), og upload jeres logo til firmaprofilen. På Pro inviterer I kolleger og opretter teams under “Brugere og teams”. Tilslut chat, OpenTIME og IMAP-postkasser som datakilder. Databehandleraftalen accepteres digitalt, før en mailkonto kan tilsluttes.
Lad AI fordele henvendelserne
Medarbejderne udfylder deres kompetenceprofil, og AI (Pro) fordeler nye henvendelser. Uden AI fordeles de i turnus.
Privat betyder privat
OpenMailman er bygget, så du kan samle dine henvendelser uden at give køb på fortroligheden.
Private konti er private
Indholdet i private tilslutninger kan kun ses af ejeren, hverken af andre brugere, kontoadministratorer eller OpenMailman-support. Det håndhæves i adgangsreglerne og dækkes af automatiske tests.
AI ser kun det, du må se
AI arbejder inden for adgangsrettighederne. Private tilslutninger analyseres kun, hvis ejeren selv har slået AI til, og henvendelsen sendes aldrig videre til andre.
Indhold er data, ikke ordrer
Indholdet i en henvendelse behandles altid som data og aldrig som instruktioner. AI har ingen skriverettigheder: den svarer kun ud fra godkendt viden eller vælger blandt kandidater, og alle AI-beslutninger logges uden selve teksten.
AI blokerer aldrig
Er AI utilgængelig, slået fra eller kvoten brugt, fordeles henvendelser i turnus i teamet. Intet går tabt.
Sikker login
Log ind med adgangskode og en kode på e-mail, eller brug en godkendelsesapp (TOTP) eller en passkey. Totrinsbekræftelse er påkrævet for administratorer. Adgangskoder og tokens til datakilder gemmes krypteret.
Sletning af organisation
Skal en organisation slettes, kontakter I os, og vi udfører sletningen i OpenMailman. Der er 30 dages karens, hvor sletningen kan fortrydes, og organisationen er låst i perioden. Bagefter slettes OpenMailmans egne kopier af jeres data. Jeres mails hos mailudbyderen slettes ikke, og intet ændres i jeres postkasser.
Alt logges
Handlinger registreres i en audit-log, så det er til at se, hvem der har gjort hvad.
Support kun med dit samtykke
OpenMailman-support ser som udgangspunkt intet indhold. Kontoadministratoren giver tidsbegrænset adgang (24 timer, 72 timer eller 7 dage), vælger omfanget og kan tilbagekalde den når som helst. Private tilslutninger er aldrig omfattet, og I får besked, når support beder om adgang. Hver supporthandling kan ses i jeres log.
Hosting i EU, AI i USA
Appen og databasen hostes hos Hetzner i Tyskland, og de krypterede backups ligger hos Hetzner i Helsinki (Finland) og opbevares i 14 dage. Spambeskyttelsen (ALTCHA) kører selvhostet uden cookies. AI-analyse sker hos Anthropic (Claude) i USA på grundlag af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser, og data bruges ikke til træning. Det er altså ikke alt i EU.
Databehandleraftale i appen
Databehandleraftalen accepteres digitalt i appen, og I får en PDF som bevis. Mailkonti kan først tilsluttes, når aftalen er accepteret.
Virker sammen med det, du allerede bruger
OpenMailman tilslutter kun det, der giver mening. Det der er markeret “Kommer snart”, er under udvikling.
OMC-chat
Chat på jeres egne websites, med notifikationer og mail-besked.
OpenTIME
Forbundet pr. organisation med eget token. Opgaver fra samtale kommer snart.
Claude (Anthropic)
Bruges til AI-triage og svar fra godkendt viden. Kræver Pro.
Microsoft 365
Kommer snart
Direkte tilslutning af postkasser og delte postkasser. Via IMAP kan du tilslutte kontoen i dag, men mange organisationer har slået login med adgangskode over IMAP fra.
Gmail / Google Workspace
Kommer snart
Direkte tilslutning af almindelige og delte Google-konti. Via IMAP kan du tilslutte kontoen i dag med totrinsbekræftelse og en app-adgangskode.
IMAP / SMTP
Gigahost, one.com, Simply, Curanet og andre udbydere med IMAP/SMTP. Indbakke og Sendt hentes, og forbindelsen er altid krypteret. Svar direkte fra OpenMailman via kontoens egen SMTP kræver Pro.
Zendesk, HubSpot og Herodesk
Kommer snart
Eksterne systemer som datakilder.
Priser
To planer. Start gratis, og bed om Pro, når du får brug for AI, chat, OpenTIME og flere brugere.
Gratis
Til dig med flere mailkonti.
0 kr.for altid, ingen prøveperiode
Inkluderet
- 1 bruger
- Op til 2 mailkonti via IMAP
- Fælles mailindbakke med filtre og gemte visninger: header-liste og "Åbn i din mailklient"
- Kun mail-headers hentes og gemmes: afsender, modtagere, emne, dato m.m., aldrig indhold eller vedhæftninger
Ikke inkluderet
- Ingen AI
- Ingen OMC-chat og ingen OpenTIME
- Svar sker i din egen mailklient
Pro
Mest populærTil teams, der vil have AI og samarbejde.
100 kr.pr. bruger pr. måned
ekskl. moms
inkl. 300 AI-analyser pr. bruger pr. måned (puljet for hele organisationen)
Alt i Gratis, plus
- Flere brugere og invitationer, med “Brugere og teams” til at invitere kolleger og oprette teams
- OMC-chat med mail-notifikationer
- AI-triage og skills-routing
- OpenTIME pr. organisation
- Fuldt mailindhold hentes via IMAP, ikke kun headers
- Svar direkte i OpenMailman via kontoens egen SMTP, med kopi i Sendt og CC bevaret ved svar til alle. Fuldt indhold vises sikkert, og eksterne billeder er blokeret som standard
AI ud over puljen
- Ekstra AI-analyse: 0,15 kr. pr. analyse
- AI-svar: 0,50 kr. pr. svar
- AI-saldo kan optankes
AI-saldoen er forudbetalt og optankes efter anmodning i appen. Er kvote og saldo brugt, stopper AI, og henvendelser fordeles i turnus, så intet går tabt.
Direkte tilslutning af Microsoft 365 og Gmail og alt andet markeret “kommer snart” er under udvikling og endnu ikke tilgængeligt.
Alle priser er ekskl. moms. Se handelsbetingelserne
Ofte stillede spørgsmål
Hvilke datakilder kan jeg tilslutte i dag?
Chat på jeres website (OpenMailChat), OpenTIME og mailkonti via IMAP/SMTP, fx hos Gigahost, one.com, Simply og Curanet. Direkte tilslutning af Microsoft 365 og Gmail/Google Workspace kommer snart, og det gør eksterne systemer som Zendesk, HubSpot og Herodesk også.
Kan jeg tilslutte Gmail?
Direkte tilslutning af Gmail og Google Workspace kommer snart. I dag kan du tilslutte en Gmail-konto som almindelig IMAP-postkasse med totrinsbekræftelse og en app-adgangskode. På Google Workspace kan administratoren have slået app-adgangskoder fra, og så virker det ikke.
Kan jeg få slettet min organisation og mine data?
Ja. Kontakt os, så udfører vi sletningen i OpenMailman. Der er 30 dages karens, hvor sletningen kan fortrydes. Derefter slettes OpenMailmans egne kopier af jeres data. Mails hos jeres mailudbyder slettes ikke.
Kan andre se mine private data?
Nej. Indholdet i private tilslutninger kan kun ses af ejeren, ikke af kolleger, ikke af kontoadministratorer og ikke af OpenMailman-support.
Svarer AI for mig?
I chatten kan AI svare ud fra jeres godkendte vidensbase. Svaret er altid markeret som AI-svar med mulighed for at få et menneske, og auto-svar kan slås til og fra pr. chat-site. AI kræver Pro. Automatiske AI-svar på mail er ikke tilgængelige endnu, og private postkasser får aldrig automatiske svar.
Hvad sker der, hvis AI er nede, eller kvoten er brugt?
Henvendelser fordeles automatisk i turnus i teamet, og intet går tabt. AI-saldoen kan optankes, og kontoadministratoren får besked, når kvoten er ved at være brugt.
Hvor opbevares mine data, og er alt i EU?
Appen og databasen hostes hos Hetzner i Tyskland, og de krypterede backups ligger hos Hetzner i Helsinki (Finland) og opbevares i 14 dage. Spambeskyttelsen (ALTCHA) kører på vores egen server. AI-analyse sker dog hos Anthropic (Claude) i USA på grundlag af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser. Data fra API-kald bruges ikke til træning. Det er altså ikke alt i EU.
Kan OpenMailman-support se mine data?
Kun hvis kontoadministratoren giver tidsbegrænset adgang (højst 7 dage) med et valgt omfang, og den kan tilbagekaldes når som helst. Private tilslutninger er aldrig omfattet. Du får besked, når support beder om adgang, og kan se alt, support har gjort.
Hvordan logger jeg ind?
Med e-mail og adgangskode samt en 6-cifret kode på e-mail. Du kan i stedet bruge en godkendelsesapp (TOTP) eller en passkey.
Hvordan får jeg adgang?
Klik på “Opret gratis konto”, udfyld formularen og bekræft din e-mail. Alle kan oprette en Gratis-konto uden prøveperiode. Vil du have Pro, anmoder kontoadministratoren om opgradering i appen, og vi skifter planen efter aftale.
Findes OpenMailman på dansk og engelsk?
Ja, både denne side og selve programmet findes på dansk og engelsk, og programmet har lys og mørk tilstand.
Klar til et roligere overblik?
Opret en gratis konto og se, hvordan det er at have alle henvendelser ét sted.