Privatlivspolitik

Dataansvarlig og databehandler

• Dataansvarlig for kontakt-, konto- og logoplysninger samt oplysninger ved selvbetjent kontooprettelse: OpenSUN Systems ApS, Rømersvej 4, 7430 Ikast, CVR 43782495, info@openmailman.com.
• Dataansvarlig for mailindhold, vedhæftninger, kontaktdata, chatbeskeder og AI-resuméer i OpenMailman: kunden (organisationen, der bruger Tjenesten). Vi behandler dem udelukkende som databehandler efter kundens instruks og databehandleraftalen.

Hvis du er afsender eller modtager af en mail hos en af vores kunder, eller har skrevet i en kundes chat, er det kunden, du skal rette henvendelse til om dine rettigheder. Vi hjælper kunden med at besvare dem.

Hvilke oplysninger behandler vi

• Navn, e-mail, telefonnummer og øvrige kontaktoplysninger på kundens brugere.
• Login- og aktivitetsdata, herunder IP-adresser og audit-log, i forbindelse med brug af OpenMailman.
• Indhold I selv angiver i systemet, fx ved henvendelser til vores support.
• Selvbetjent kontooprettelse (signup): firmanavn, evt. CVR-nummer, navn, e-mail, evt. telefonnummer, sprog, tidspunkt, IP-adresse og browseroplysninger samt jeres accept af handelsbetingelser og privatlivspolitik.
• Gratis-planen (dataminimering): Her behandler og gemmer vi kun mail-headers, dvs. afsender, modtagere, emne, dato, Message-ID og trådning, læst-status, mappe, størrelse og om mailen har vedhæftninger. Vi behandler aldrig mailens indhold eller vedhæftninger på gratis-planen. På Pro behandles det fulde mailindhold.
• Som databehandler for kunden: mails og vedhæftninger fra tilsluttede postkasser, afsender- og modtageradresser, kontakthistorik, noter, chatbeskeder fra kundens indlejrede chat (OMC), AI-resuméer og -kategorier samt opgaver og tidsregistreringer, der oprettes i OpenTIME. Mailindhold kan indeholde alle typer personoplysninger, som kunden selv modtager.
• Hjemmesiden openmailman.com sætter ingen cookies og bruger ingen besøgsstatistik, se Cookiepolitik.

Hvordan indsamler vi oplysningerne

Oplysningerne kommer fra jer selv, når I opretter en konto eller kontakter os, fra de postkasser og den chat, kunden tilslutter, samt automatisk gennem systemets logning af aktivitet af hensyn til sikkerhed og fejlfinding.

Selvbetjent oprettelse af konto (signup)

Du opretter selv en konto via formularen på app.openmailman.com/signup. Der er ingen prøveperiode. Sådan foregår det:

• Formularen beskyttes af en selvhostet captcha (ALTCHA), der kører på vores egen server i EU uden cookies og uden tredjeparter, samt af begrænsning af antal forsøg pr. IP-adresse, e-mail og domæne.
• Vi sender et bekræftelseslink til den e-mail, du har angivet. Linket udløber efter 24 timer. Ubekræftede oprettelser udløber efter 7 dage, og navn, telefonnummer og IP-adresse slettes da.
• Når oprettelsen indsendes, sender vi en intern besked med de indtastede oplysninger (firmanavn, navn, e-mail, evt. telefonnummer og CVR-nummer samt tidspunkt) til sales@openmailman.com.
• Når du bekræfter linket og vælger en adgangskode, oprettes organisationen og dig som Kontoadministrator.

Formål og grundlag

Vi behandler oplysningerne for at kunne levere OpenMailman, yde support, forbedre systemet, sikre driften og kommunikere med jer om jeres konto. Behandlingen sker på følgende grundlag:

• Kontoer og kontaktpersoner hos kunder: den kommercielle aftale (GDPR art. 6, stk. 1, litra b) og vores legitime interesse i at drifte, sikre og forbedre systemet (litra f).
• Selvbetjent kontooprettelse: opfyldelse af aftalen om at oprette og bruge en konto (litra b) og vores legitime interesse i at forhindre misbrug af formularen (litra f).
• Regnskab og bogføring: retlig forpligtelse (litra c).
• Mailindhold og øvrige kundedata, herunder AI-analyse: kunden fastlægger formål og retsgrundlag som dataansvarlig, og vi behandler dem kun efter kundens instruks (GDPR art. 28). Mailindhold er data og aldrig instruktioner til AI, og AI-analyse blokerer aldrig visning, svar eller tildeling.

Videregivelse

Vi sælger ikke jeres oplysninger videre. Oplysninger deles kun med de underdatabehandlere, der er nødvendige for driften (se Sikkerhed og drift og listen herunder), og altid under en databehandleraftale. Faktureringsoplysninger (firmanavn, CVR-nummer, adresse og fakturaer) behandles i vores regnskabssystem Dinero.

Underdatabehandlere

• Hetzner Online GmbH (Tyskland): hosting af OpenMailman, database og lagring. Applikation og database er fysisk placeret på servere i Tyskland (backup: se Hetzner Object Storage nedenfor).
• Anthropic (Claude API): AI-analyse af henvendelser, dvs. kategorisering, resuméer, forslag til hvem der bør tage en mail og svarudkast. Der sendes kun det indhold, der er nødvendigt for den enkelte analyse. Anthropic PBC behandler data i USA. Overførslen sker på grundlag af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (SCC), som indgår i Anthropics databehandlertillæg (DPA). Data fra API-kald bruges ikke til at træne Anthropics modeller og slettes som udgangspunkt automatisk hos Anthropic senest 30 dage efter modtagelse. Undtagelsen er indhold, som Anthropics sikkerhedssystemer markerer som brud på deres brugspolitik; det kan opbevares længere.
• TINXDK Cloud og Gigahost: afsendelse af systemmails (bekræftelseslinks ved kontooprettelse, loginkoder, invitationer, kvitteringer og notifikationer) via mailrelæ. Relæet bruges aldrig til kundernes egne svar, som altid sendes via den tilsluttede konto.
• Hetzner Online GmbH (Object Storage, Helsinki, Finland/EU): lagring af krypteret backup. Samme leverandør som hosting.
• Laravel Forge: administration af serveren hos Hetzner. Forge behandler ikke kundernes mailindhold.
• GitLab: opbevaring af kildekode og kørsel af tests. Der ligger aldrig kundedata i GitLab.

Vi bruger kun underdatabehandlere, der er nødvendige for driften, og altid under en databehandleraftale. Væsentlige ændringer i listen varsles kunden, som kan gøre indsigelse.

Jeres rettigheder

I har ret til indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning af behandling, dataportabilitet samt ret til at gøre indsigelse mod behandling baseret på legitim interesse. Er behandlingen baseret på samtykke, kan samtykket altid trækkes tilbage. Henvendelser om jeres rettigheder sendes til info@openmailman.com.

Opbevaring

Vi opbevarer kun oplysningerne, så længe det er nødvendigt til de formål, de er indsamlet til, eller så længe lovgivningen kræver det. Konkret gælder:

• Ubekræftede kontooprettelser udløber automatisk efter 7 dage, og navn, telefonnummer og IP-adresse slettes da.
• Tidligere anmodninger om adgang (fra før selvbetjent oprettelse) slettes automatisk 12 måneder efter sidste statusændring.
• Lokale mailkopier (indhold, overskrifter, vedhæftninger og AI-resuméer) slettes automatisk 12 måneder efter mailens afsendelses- eller modtagelsestidspunkt. Mailen findes fortsat i kundens egen postkasse. Dine mails hos din mailudbyder slettes ikke.
• Hentede vedhæftninger i cache ryddes efter 30 dage uden brug.
• Audit-loggen opbevares i 24 måneder.
• Data slettes fra backup senest 14 dage efter sletning. Backups er krypterede og ligger hos Hetzner i Helsinki (Finland, EU).
• Når en tilslutning slettes, slettes alle lokale data for den konto.
• Ved ophør af aftalen slettes kundens personoplysninger efter databehandleraftalen, se Sletning af en organisation.

Sletning af en organisation

Når en organisation i OpenMailman lukkes, deaktiverer vi den først. Fra da kan ingen logge ind, og vi henter ikke længere mails eller chat. Sletningen udføres af OpenSUN Systems efter anmodning fra kunden (kun platformens Superadmins kan udføre den). Der følger en karensperiode på 30 dage, hvor lukningen kan fortrydes. Kontoejeren (ellers kontoadministratorerne) får besked på e-mail, når sletningen planlægges, hvis den fortrydes, og når den er udført.

Når karensperioden er udløbet, sletter vi alle organisationens data endeligt og uigenkaldeligt, herunder vores egne kopier af mails og overskrifter, vedhæftninger, samtaler, noter, kontakter, chat, vidensartikler, AI-resuméer og -beslutninger, tilslutninger og adgangsoplysninger, brugere (inkl. adgangsnøgler og tofaktor), invitationer, indstillinger og organisationens audit-log. OpenMailmans egne adgange og abonnementer hos mailudbyderen tilbagekaldes, fx abonnementer på notifikationer fra Microsoft 365 og Gmail, og vores gemte adgangstokens slettes.

Dine mails i Microsoft 365, Gmail eller på din mailserver slettes ikke. Sletningen ændrer aldrig noget hos kunden eller hos kundens mailudbyder. Data slettes fra backup senest 14 dage efter sletningen. Vi beholder kun en anonym registrering af, at en organisation er slettet (id, tidspunkt og antal slettede rækker), uden personoplysninger. Regnskabsmateriale, som bogføringsloven kræver opbevaret, opbevares uden for OpenMailman i vores regnskabssystem (Dinero).

Cookies

Vi bruger kun teknisk nødvendige cookies i selve platformen. Hjemmesiden sætter ingen cookies. Læs mere i Cookiepolitik.

Til spambeskyttelse ved kontooprettelse bruger vi en selvhostet captcha (ALTCHA), der kører på vores egen server i EU uden cookies og uden tredjeparter.

Når du starter en chat med support, gemmer chatten (omc-support.js) et session-token i din browsers lokale lagring (localStorage) på openmailman.com, så samtalen kan fortsætte, hvis du genindlæser siden. Lagringen er nødvendig for den chat, du selv har startet, og kræver derfor ikke samtykke. Der sættes ingen cookies, og der bruges ingen sporing. Du kan slette data ved at rydde din browsers lagrede data for openmailman.com.

Klage til Datatilsynet

Mener I, at vi behandler personoplysninger i strid med reglerne, har I ret til at klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, datatilsynet.dk. Vi hører dog gerne fra jer først, så vi kan løse sagen.

Kontakt

Spørgsmål til denne politik kan rettes til info@openmailman.com.